Integriertes Managementsystem: Definition & Vorteile
In der komplexen Geschäftswelt von heute müssen sich Organisationen häufig auf neue Themen konzentrieren, die über das Qualitätsmanagement hinausgehen. Energieeffizienz, Umwelt, Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit, Cybersicherheit sowie viele weitere Themen veranlassen Unternehmen dazu, einen strukturierten, ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen und integrierte Managementsysteme zu implementieren.
Integriertes Managementsystem einfach erklärt
Um den wachsenden regulatorischen, gesellschaftlichen und geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden, hat sich das Spektrum der Managementnormen, die von der ISO und anderen Normungsgremien herausgegeben werden, in den letzten Jahren stark erweitert. Allein die ISO bietet mittlerweile mehr als 30 Managementsystemnormen an. Einige davon sind für fast alle Organisationen anwendbar, während andere branchenspezifisch sind.
Wenn Unternehmen sich auf den Weg machen, ein Managementsystem gemäß einer ISO-Norm zu implementieren, beginnen die meisten mit einem integrierten Managementsystem gemäß ISO 9001. Später können Normen wie Umwelt (ISO 14001), Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (ISO 45001) und Energiemanagement (ISO 50001) hinzukommen. In diesem digitalen Zeitalter könnte auch die Implementierung eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISO/IEC 27001) zur Verhinderung von Cyberkriminalität und zur Wiederherstellung des Geschäftsbetriebs nach einem Cyberangriff relevant sein. Diese Normen sind die Eckpfeiler von ESG (Environment, Social, Governance = Umwelt, Soziales und Unternehmensführung), sodass ein integriertes Managementsystem, das diese abdeckt, das ESG-Engagement einer Organisation unterstreichen würde.
Es ist möglich, dass jedes dieser Systeme für sich allein existiert, aber weitaus besser ist es, zu einem integrierten Managementsystem überzugehen, das alle Aspekte der Systeme, Prozesse und Standards einer Organisation in einem kohärenten System vereint. Dies ermöglicht einen effizienteren Managementprozess, reduziert doppelte Arbeit und stellt sicher, dass unterschiedliche Standards und sich überschneidende Anforderungen aufeinander abgestimmt sind und harmonisch zusammenwirken.
Die ISO hat die Implementierung integrierter Managementsysteme erleichtert, indem sie eine gemeinsame harmonisierte Struktur für alle ihre Managementsystemstandards durchgesetzt hat. Das bedeutet, dass sie neben themenspezifischen Anforderungen die gleiche Kapitelstruktur und ähnliche Kerninhalte verwenden. Diese gemeinsame Struktur trägt dazu bei, die verschiedenen ISO-Normen besser aufeinander abzustimmen, was wiederum die Umsetzung für die Anwender erleichtert.
Ein Handbuch mit dem Titel „The integrated use of management system standards” ist bei der ISO erhältlich. Es vereint internationales Fachwissen und Leitlinien zu Best Practices für die Integration von Managementsystemnormen und enthält Beispiele aus der Praxis sowie relevante Fallstudien, die auf alle Arten von Sektoren und Branchen angewendet werden können.
Typen integrierter Managementsysteme
Die integrierten Managementsysteme von Organisationen können je nach den darin enthaltenen Normen variieren. Die Integration dieser Systeme ermöglicht einen kohärenteren Ansatz für das Management der verschiedenen Aspekte einer Organisation. Einige Beispiele für Arten von einzelnen Managementsystemen, die zu einem integrierten System kombiniert werden können, sind:
Qualitätsmanagementsystem
Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) integriert die Grundsätze der Qualitätskontrolle und -sicherung in allen Abteilungen und gewährleistet so eine gleichbleibende Qualität der Produkte und Dienstleistungen.
Umweltmanagementsystem
Ein Umweltmanagementsystem (UMS) konzentriert sich auf die Verringerung der Umweltbelastung und die Einhaltung von Umweltvorschriften.
Arbeitsschutzmanagementsystem
Ein Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (AMS) zielt darauf ab, Risiken zu minimieren und die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter bei der Arbeit zu verbessern.
Informationssicherheits-Managementsystem
Ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) hat das Ziel, Cybersicherheitsrisiken zu minimieren und die IT-Sicherheit und den Datenschutz zu verbessern.
Energiemanagementsystem
Ein Energiemanagementsystem (EnMS) soll Organisationen dabei unterstützen, ihre energiebezogenen Prozesse zu verwalten und ihre energiebezogene Leistung zu verbessern, z. B. durch Senkung des Energieverbrauchs und Steigerung der Energieeffizienz. Weitere positive Effekte können Kostensenkungen und eine Verringerung der CO2-Emissionen sein.
Diese Liste ist keineswegs vollständig, da es auch branchenspezifische Normen gibt, wie z. B. die Norm für das Management der Lebensmittelsicherheit (ISO 22000). Es ist sogar möglich, dass ein integriertes Managementsystem Systeme verschiedener Normungsgremien abdeckt.
Vorteile eines integrierten Managementsystems
Ein IMS ermöglicht einen strukturierten, umfassenden Ansatz zur Bewältigung der komplexen Probleme, mit denen Organisationen häufig konfrontiert sind. Darüber hinaus bietet ein IMS zahlreiche weitere Vorteile, darunter verbesserte Effizienz, geringere Kosten und gesteigerte Leistung. Außerdem vereinfacht es die Einhaltung verschiedener Normen und erleichtert die fortlaufende Verbesserung, was zu einer besseren Entscheidungsfindung und strategischen Planung führt.
Ein Beispiel hierfür ist die Möglichkeit, IMS-Audits durchzuführen, anstatt jedes einzelne System separat zu auditieren, sowohl für interne Audits als auch für externe Audits durch unabhängige Dritte. Ein IMS-Audit kann die Zertifizierungskosten senken und einen ganzheitlichen Ansatz für Audits bieten.
Ein weiterer Vorteil eines IMS besteht darin, dass es dem Unternehmen ein besseres Verständnis der Zusammenhänge zwischen Prozessen und der Produkt- und Dienstleistungsentwicklung ermöglicht. Allein dadurch können mehr und schnellere Verbesserungen an Produkten und Dienstleistungen erzielt werden.
Einführung und Zertifizierung integrierter Managementsysteme
Die ISO hat keine spezifische Norm für integrierte Managementsysteme entwickelt. Nach einem erfolgreichen integrierten Zertifizierungsaudit werden in der Regel separate Zertifikate für jede der Normen ausgestellt, bei denen die Einhaltung der Anforderungen überprüft wurde. Da ein integriertes Audit die Anforderungen jeder einzelnen Norm berücksichtigen muss, ist es umfangreicher als ein Audit für eine einzelne Norm. Da jedoch viele Anforderungen kombiniert wurden, auch aufgrund der gemeinsamen harmonisierten Struktur, ergibt sich insgesamt eine Zeitersparnis. Wie groß diese ist, hängt natürlich von der Anzahl der Normen im IMS ab.
Die Zertifizierung der verschiedenen ISO-Normen, die in einem IMS enthalten sein können, zeigt das Engagement einer Organisation, diese Normen zu erfüllen und ihren Ruf und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern.
