PDCA-Zyklus: Vollständiger Kreislauf für das Risikomanagement

Der PDCA-Zyklus ist eine vierstufige Managementmethode, die zur Kontrolle und fortlaufenden Verbesserung von Prozessen und Produkten eingesetzt wird. Die Bedeutung von „PDCA” liegt in den vier Phasen "Plan-Do-Check-Act", die die Struktur des Zyklus beschreiben. Die Methode wurde erstmals vom amerikanischen Ingenieur und Wirtschaftstheoretiker William Edwards Deming eingeführt und später von Organisationen, die ein Managementsystem nach Best Practice implementieren, weit verbreitet übernommen. Die Methode ist daher auch unter dem Namen Deming-Kreis oder Deming-Rad bekannt.

Was ist der PDCA-Zyklus?

Der PDCA-Zyklus ist kein einmaliger Prozess, sondern als kontinuierlicher Kreislauf aus Planen, Umsetzen, Überprüfen und Handeln gedacht.

Der erste Schritt besteht darin, einen Zweck zu identifizieren und die Kennzahlen zu definieren, mit denen der Erfolg gemessen wird. Dann wird der Plan in die Tat umgesetzt, gefolgt von einer PDCA-Analyse der Daten, ob die ursprünglichen Ziele erreicht wurden. Abschließend werden neue Maßnahmen festgelegt, um Änderungen oder Verbesserungen umzusetzen.

Die PDCA-Methode wird häufig von Organisationen verwendet, die einen systematischen Ansatz für das Risikomanagement implementieren und ein Managementsystem möchten. Passende Schulungen zum Risikomanagement werden von DNV angeboten. Gleichzeitig können Unternehmen sich nach ISO- oder anderen anerkannten Best-Practice-Standards zertifizieren lassen.

Wann wird das PDCA-Modell angewendet?

Der PDCA-Zyklus kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, darunter Qualitätslenkung, Prozessverbesserung und die Umsetzung von Änderungen. Er ist besonders nützlich in Situationen, in denen ein iterativer Ansatz zur Problemlösung erforderlich ist. Dies macht ihn zu einem idealen Werkzeug für Unternehmen, die ein konformes Managementsystem entwickeln und aufrechterhalten möchten, bei dem die fortlaufende Verbesserung im Mittelpunkt steht. 

Die vier Schritte des PDCA-Zyklus  

Bei der Entwicklung und Umsetzung von Managementsystemen hilft die Unterteilung der Prozesse dabei, die Anforderungen der einzelnen Phasen des PDCA-Zyklus zu verdeutlichen, wenn Unternehmen eine fortlaufende Verbesserung und eine Zertifizierung nach einer anerkannten Norm durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle anstreben. In diesem Fall werden die Anforderungen durch die gewählte Managementsystemnorm festgelegt, z. B. eine ISO-Norm wie ISO 9001, die zu den Qualitätsmanagement-Zertifizierungen zählt, oder ISO 14001, die zu den Umweltmanagement-Zertifizierungen gehört. 

1. "Plan" – Planung und Zielsetzung

In der Planungsphase werden Zielen auf der Grundlage der Unternehmenspolitik festgelegt, Risikobewertungen durchgeführt und Prozesse bestimmt, die zur Erreichung der gewünschten Ziele erforderlich sind. Dies wird in den Anforderungen der ISO-Normen behandelt. 

Am Beispiel eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) sollte diese Phase Folgendes umfassen:

1. Verständnis des Kontextes der Organisation: Identifizieren Sie interne und externe Faktoren, die eine Auswirkung auf die Ziele und Ergebnisse des QMS haben können.
2. Bestimmung der Bedürfnisse und Erwartungen interessierter Parteien: Erkennen Sie, wer die interessierten Parteien sind und welche Bedürfnisse und Erwartungen sie an Sie haben.
3. Bestimmung des Geltungsbereichs des QMS: Definieren Sie die Grenzen und die Anwendbarkeit des QMS. So können Sie den Geltungsbereich festlegen.
4. Planung des QMS: Legen Sie Qualitätsziele fest und überlegen Sie, wie diese unter Berücksichtigung von Risiken und Chancen erreicht werden können.
5. Qualitätsziele und Planung zu deren Erreichung: Legen Sie die Messgrößen für Ihre Qualitätsziele fest und planen Sie die Maßnahmen, die zu deren Erreichung erforderlich sind.
6. Planung von Änderungen: Planen Sie Änderungen am QMS auf kontrollierte Weise. Dies ist fast immer der komplexeste Teil des PDCA-Zyklus, da er ein gründliches Verständnis der bereits vorhandenen Systeme und der Ziele erfordert.

2. "Do" – Umsetzung der Maßnahmen

In der Umsetzungsphase geht es darum, den Plan umzusetzen, die Prozesse auszuführen, das Produkt herzustellen und Daten für die Überprüfungs- und die nächste Handlungsphase zu sammeln.

Im Wesentlichen sollte dies zur Routinearbeit der Organisation werden, aber die Phase sollte ausreichend flexibel sein, um unvorhergesehene Umstände und Ereignisse zu berücksichtigen. Im Idealfall gibt es einen Notfallplan für ungewöhnliche Situationen, die eintreten könnten. 

3. "Check" – Überprüfung der Ergebnisse

Die Überprüfungsphase konzentriert sich auf die Überwachung und Bewertung der Leistung des Managementsystems und sollte gemäß einem Qualitätsmanagementsystem Folgendes umfassen:

1. Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung: Organisationen müssen bestimmen, was genau überwacht und gemessen werden muss, welche Methoden für die Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung verwendet werden und wann diese durchgeführt werden sollen.
2. Internes Audit: Führen Sie in regelmäßigen Abständen interne Audits durch, um Informationen darüber zu erhalten, ob das QMS den eigenen Anforderungen der Organisation und der Norm ISO 9001 entspricht sowie effektiv umgesetzt und aufrechterhalten wird. Erfahren Sie mehr über den DNV-Schulungskurs für interne Auditoren.
3. Managementbewertung: Das oberste Management muss das QMS der Organisation in regelmäßigen Abständen überprüfen, um dessen dauerhafte Eignung, Angemessenheit, Wirksamkeit und Übereinstimmung mit der strategischen Ausrichtung der Organisation sicherzustellen.

Diese Anforderungen stellen sicher, dass das QMS wie vorgesehen funktioniert und bieten eine Grundlage für die Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten.

4. Act – Anpassung und Standardisierung

In der Handlungsphase führt die Organisation die erforderlichen Änderungen durch, um die Konformität mit der Norm sicherzustellen und fortlaufende Verbesserung voranzutreiben. Dies kann Justierungen des Plans und einen erneuten Start des Zyklus beinhalten.

Maßnahmen wie Audits, Managementbewertung und Überwachungsindikatoren können Bereiche identifizieren, die einer Verbesserung bedürfen, und dazu führen, dass Berichte über Nichtkonformitäten (oder Abweichungen) erstellt werden. Möglicherweise gibt es einen Schwachpunkt in den Prozessen, der überarbeitet werden muss. Diese müssen innerhalb einer bestimmten Zeit behoben werden, um die Nichtkonformität zu schließen, wenn sie im Rahmen des externen Audits durch die Zertifizierungsstelle entdeckt wird.

PDCA-Beispiele: Anwendung in der Praxis

Der PDCA-Zyklus ist ein Eckpfeiler eines Qualitäts- oder jedes anderen Managementsystems, das ein Unternehmen implementieren möchte. Er bietet einen klaren und prägnanten Rahmen für das Management von Änderungen und die Sicherstellung fortlaufender Verbesserung innerhalb einer Organisation. Es handelt sich jedoch um ein vielseitiges Instrument, das in fast jeder Situation angewendet werden kann, in der eine Verbesserung angestrebt wird.

Ein praxisnahes PDCA-Zyklus-Beispiel zeigt, wie Unternehmen durch fortlaufende Verbesserung ihre Prozesse optimieren. Die PDCA-Methode, auch bekannt als Deming-Kreis, basiert auf vier Phasen: Plan, Do, Check, Act. Diese strukturierte Vorgehensweise ist zentral im Qualitätsmanagement und findet Anwendung in verschiedensten Bereichen – von der Produktion bis zum Marketing. Die PDCA Bedeutung liegt dabei in der systematischen Analyse und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen. Ein konkretes PDCA-Beispiel aus der Praxis ist die Optimierung von Kundenfeedbackprozessen in einem Dienstleistungsunternehmen, bei der der Zyklus hilft, Schwachstellen zu identifizieren und gezielt zu beheben.

Ausgangspunkt ist die PDCA-Analyse: Im Rahmen der „Plan“-Phase wird festgestellt, dass Kundenrückmeldungen zwar gesammelt, aber nicht systematisch ausgewertet oder in Verbesserungsmaßnahmen überführt werden. Die Zielsetzung lautet daher, ein strukturiertes Verfahren zur Auswertung und Nutzung von Feedback zu entwickeln. In der „Do“-Phase wird ein neues Tool eingeführt, das Rückmeldungen automatisch kategorisiert (z. B. nach Themen wie Servicequalität, Reaktionszeit, Freundlichkeit). In der „Check“-Phase erfolgt die Bewertung: Es zeigt sich, dass durch die neue Methode relevante Kritikpunkte schneller erkannt und bearbeitet werden. Schließlich folgt die „Act“-Phase, in der das Verfahren in den Regelbetrieb überführt und Mitarbeitende geschult werden. Dieses Beispiel verdeutlicht die PDCA-Bedeutung als fortlaufenden Verbesserungsprozess und zeigt, wie der Deming Kreis als PDCA-Modell hilft, Kundenorientierung systematisch zu stärken. Die PDCA-Methode bietet hier eine klare Struktur, um Feedback nicht nur zu erfassen, sondern gezielt zur Optimierung von Dienstleistungen zu nutzen – ein typisches Beispiel für den Einsatz des PDCA-Zyklus im Qualitätsmanagement.