Aufgaben von Datenschutzbeauftragten

Unternehmen verarbeiten täglich personenbezogene Daten – von Kundendaten über Newsletter-Anmeldungen bis hin zu Mitarbeiterinformationen. Damit diese Daten sicher und gesetzeskonform genutzt werden, schreibt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in vielen Fällen Datenschutzbeauftragte (DSB) vor. Doch was genau macht eine solche Fachkraft? Welche Aufgaben übernimmt sie, welche Ausbildung ist erforderlich und wann lohnt sich ein externer Datenschutzbeauftragter? Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Aufgaben von Datenschutzbeauftragten und zeigt, wie Unternehmen von klaren Strukturen und professioneller Unterstützung profitieren. 

Was ist ein Datenschutzbeauftragter? 

Datenschutzbeauftragte – intern oder extern – sind die zentralen Ansprechpersonen für alle Fragen rund um Datenschutz, Datensicherheit und DSGVO‑Konformität. Unternehmen ab einer bestimmten Größe oder mit risikoreichen Datenverarbeitungen sind gesetzlich verpflichtet, eine solche Rolle zu besetzen. 
Die häufig gestellte Frage lautet: „Was macht ein Datenschutzbeauftragter eigentlich konkret?“ Die Antwort ist breit gefächert und umfasst sowohl rechtliche als auch technische Aspekte. 

Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten 

Die Aufgaben von Datenschutzbeauftragten sind vielfältig und essenziell für den Schutz personenbezogener Daten. Zu den Kernbereichen, die auch im Artikel 39 der DSGVO definiert sind, gehören: 

Beratung und Aufklärung

Der Datenschutzbeauftragte berät Unternehmen hinsichtlich Datenschutzgesetzen, dokumentiert Empfehlungen und unterstützt Führungskräfte bei der Umsetzung. Dazu gehören auch Hinweispflichten zu Speicherfristen, Auskunftsrechten oder Löschkonzepten. 

Überwachung der Einhaltung der DSGVO

Der Datenschutzbeauftragte kontrolliert die Einhaltung der Datenschutzvorschriften. Dazu überprüft er regelmäßig alle datenverarbeitenden Prozesse. Dazu zählen: 

Verarbeitungstätigkeiten 

• technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
• Risikoanalysen
• Verträge mit Auftragsverarbeitern
• Schulung der Mitarbeitenden

Die Datenschutzbeauftragter Schulung ist Pflicht in jedem Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet. Mitarbeitende sollen verstehen, wie sie mit Daten richtig umgehen und welche Fehler zu Datenschutzverletzungen führen können. 

Datenschutz-Folgenabschätzung
Datenschutzbeauftragte sind bei Bedarf für die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) zuständig. Dies ist ein verpflichtendes Prüfverfahren, das Unternehmen durchführen müssen, wenn eine geplante Verarbeitung von Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten von Personen mit sich bringt.

Anlaufstelle und Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
Im Fall einer Prüfung oder Datenschutzverletzung fungiert der Datenschutzbeauftragte als Schnittstelle zu den Behörden. Er dokumentiert Prozesse, bereitet Unterlagen auf und koordiniert notwendige Maßnahmen. 

Unterstützung im Bereich Datenschutz für Webseiten
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Internetpräsenzen DSGVO-konform sind – von Cookie-Consent-Lösungen über Tracking-Technologien bis hin zu Datenschutzerklärungen. Besonders für Marketing-Teams ist dieser Bereich entscheidend. 

Ausbildung und Zertifizierung 

Die DSGVO macht keine formale Vorgabe zu einer bestimmten „Ausbildung“ für Datenschutzbeauftragte. Stattdessen verlangt die DSGVO gemäß Artikel 37–39, dass ein Datenschutzbeauftragter aufgrund seines Fachwissens im Datenschutzrecht und in der Datenschutzpraxis benannt wird. Das bedeutet: Entscheidend sind Qualifikation, Erfahrung und aktuelles Know‑how, nicht ein bestimmter Berufsabschluss. 

Zu diesem Fachwissen zählen insbesondere: 

• Umfassende Kenntnisse der DSGVO und nationaler Datenschutzgesetze 

• Verständnis technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs) 

• Erfahrung im Umgang mit IT‑Systemen, Informationssicherheit und relevante Zertifizierungen und Risikoanalysen 

• Fähigkeit, Schulungen durchzuführen und Datenschutzprozesse zu evaluieren 

• Souveräner Umgang mit Aufsichtsbehörden 

Da die DSGVO ein hohes Kompetenzniveau voraussetzt, erwerben viele künftige Datenschutzbeauftragte ihre Qualifikation über strukturierte Bildungswege. Typische Möglichkeiten sind: 

• Grundlagen‑ und Kompaktkurse zum Datenschutzbeauftragten: 
  Vermitteln rechtliche Grundlagen, Rollenverständnis und erste praktische Anwendungen. 

• Zertifizierte Fachlehrgänge: 
  Umfangreiche Trainings, die tiefer in DSGVO‑Artikel, Informationssicherheit, Datenschutzmanagement sowie die Grundlagen und Arten von ISO-Audits vertiefen. 

• Spezialisierungen im Bereich IT‑Sicherheit, Compliance oder ISO‑Managementsysteme: 
  Besonders relevant für Unternehmen mit hohen technischen Anforderungen. 

• Praxisnahe Weiterbildungen: 
  Workshops zu Datenschutz-Folgenabschätzungen, Verarbeitungstätigkeiten und zum Umgang mit Datenschutzverletzungen. 

Datenschutzbeauftragter für Unternehmen 

Wann benötigen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten für Unternehmen? 
Die DSGVO schreibt die Benennung eines Datenschutzbeauftragten vor, wenn: 

• mehr als 20 Personen regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten 

• ein hohes Risiko bei Datenverarbeitungen besteht 

• besondere Kategorien von Daten verarbeitet werden (Gesundheit, Religion, Gewerkschaft, etc.) 

Unternehmen können zwischen einem internen Datenschutzbeauftragten oder einer externen Person wählen. Beides birgt für verschiedene Aspekte Vor- und Nachteile: 

Kategorie	Interner Datenschutzbeauftragter	Externer Datenschutzbeauftragter
Unternehmenswissen	Sehr hoch, tiefes Verständnis der internen Abläufe	Niedriger, benötigt Einarbeitung
Verfügbarkeit	Direkt, schnell ansprechbar	Je nach Dienstleister eingeschränkt
Unabhängigkeit	Potenziell eingeschränkt durch internen Interessenkonflikt	Sehr hoch, keine internen Abhängigkeiten
Fachkompetenz	Muss über Schulungen aufgebaut und gepflegt werden	Sehr hoch, da spezialisierter Experte
Kosten	Hohe Personal- und Weiterbildungskosten	Kalkulierbare externe Honorare
Flexibilität	Eingeschränkt (Arbeitsvertrag, Kündigungsschutz)	Hoch, durch vertragliche Gestaltung
Praxisnähe	Stark, da in Prozesse eingebunden	Teilweise begrenzt, da nicht täglich im Unternehmen
Reaktionsgeschwindigkeit	schnell	Variabel, je nach Auslastung
Risiko von Interessenkonflikten	Höher	Niedrig
Kontinuität	Langfristige Bindung, Wissen bleibt im Unternehmen	Abhängig vom Anbieter
Einbindung in Projekte	Frühzeitig und unkompliziert	Muss aktiv eingebunden werden

Fazit 

Die Rolle des Datenschutzbeauftragten ist für moderne Unternehmen unverzichtbar. Die Aufgaben von Datenschutzbeauftragten reichen von Beratung über Schulung bis zur Kontrolle der DSGVO-Compliance. Ob interner oder externer Datenschutzbeauftragter – entscheidend ist, dass Unternehmen rechtssicher und professionell mit personenbezogenen Daten umgehen. Eine solide Datenschutzbeauftragter Ausbildung oder ein kompetenter zertifizierter Datenschutzbeauftragter legen dafür die Grundlage. Insbesondere im Bereich Datenschutz für Webseiten und digitaler Geschäftsmodelle steigt die Bedeutung weiter an. Der Datenschutzbeauftragte sollte seine Fachkenntnisse fortlaufend aktualisieren, um die dynamischen gesetzlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen der DSGVO zuverlässig erfüllen zu können. 

Ein Datenschutzmanagement nach ISO/IEC 27701 kann Unternehmen und Datenschutzbeauftragten dabei helfen, die Einhaltung der DSGVO strukturiert anzugehen. Die internationale Norm ist aber nicht spezifisch auf die deutsche DSGVO ausgerichtet. Dennoch hilft der Standard: 

• die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb Ihrer Organisation zu klären, 

• das Vertrauen der Kunden und Mitarbeiter in die Fähigkeit Ihres Unternehmens zu stärken, personenbezogene Daten zu verwalten, 

• die Anforderungen von DSGVO und anderer anwendbarer Datenschutzbestimmungen einzuhalten sowie 

• Vereinbarungen mit Geschäftspartnern zu erleichtern, wenn die Verarbeitung von PII für beide Seiten relevant ist. 

Möchten Sie Ihr Unternehmen datenschutzrechtlich stärken? DNV unterstützt Sie mit Zertifizierungen und Trainings von Managementsystemen. 

23.10.2026 07:29:00