Was ist ein ISO-Audit?

Was gemeinhin als ISO-Audit bezeichnet wird, ist genauer gesagt ein Audit eines Managementsystems, das einer ISO-Norm entspricht und entweder von Mitarbeitern des Unternehmens (im Falle eines internen Audits) oder von einer externen Zertifizierungsstelle wie DNV (im Falle eines externen Audits) durchgeführt wird. Es ist ein zentraler Bestandteil der Erfüllung und Aufrechterhaltung der ISO-Zertifizierung.

ISO-Audit: Bedeutung und Definition  

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von ISO-Managementsystem-Standards, die so unterschiedliche Bereiche wie Qualität, Informationssicherheit, Umwelt, Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit und vieles mehr abdecken. Oft werden diese mit den entsprechenden ISO-Standardnummern wie ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 14001 und ISO 45001 bezeichnet.

Ein ISO-Audit ist ein systematischer Prozess, bei dem Auditnachweise erhoben und objektiv bewertet werden, um zu bestimmen, inwieweit die Auditkriterien erfüllt sind. Es ist ein wesentlicher Bestandteil des Managementsystems einer Organisation, der dazu beiträgt, die Wirksamkeit der Umsetzung der ISO-Normen zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Warum ist ein ISO-Audit wichtig?

Die Entscheidung, ein Managementsystem gemäß einer ISO-Norm zu implementieren und eine Zertifizierung zu erreichen, ist in der Regel eine freiwillige Maßnahme eines Unternehmens. In einigen Fällen kann sie jedoch auch zur Einhaltung lokaler oder nationaler Vorschriften erforderlich sein. Häufiger wird sie als „Ticket to Trade“ genutzt, da Partner in der Lieferkette, Kunden und andere Interessengruppen einen Nachweis darüber verlangen, dass das Unternehmen Best Practices anwendet und sich zur fortlaufenden Verbesserung seiner Leistung in Bereichen wie Produkte und Dienstleistungen, Umwelt und Informationssicherheit verpflichtet hat. Sie kann auch im Bereich der Nachhaltigkeit hilfreich sein, beispielsweise bei der Erfüllung von ESG-Grundsätzen und relevanten Nachhaltigkeitszielen (SDGs).

Was ist also ein Audit in einem Unternehmen? Kurz gesagt: Es ist ein Werkzeug, mit dem Unternehmen ihre Prozesse prüfen und ihre Leistungsfähigkeit nach innen und außen belegen. ISO-Audits sind ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses, da sie dazu dienen, zu überwachen und sicherzustellen, dass die Prozesse der Organisation mit den definierten ISO-Normen übereinstimmen und zu überprüfen, ob das System wirksam und effizient ist. Außerdem werden durch Audits Risiken und Abweichungen identifiziert und Möglichkeiten aufgezeigt, das System fortlaufend zu verbessern  

Arten von ISO-Audits

Es gibt zwei Hauptarten von ISO-Audits:

1. Interne Audits  

Was ist ein internes Audit? Interne Audits werden von den eigenen geschulten internen Auditoren der Organisation zur Selbstbewertung und Verbesserung durchgeführt.

Alle ISO-Managementsystemnormen verlangen, dass Organisationen interne Audits durchführen. Kurz gesagt besteht die Anforderung darin, dass eine Organisation ein Auditprogramm planen und durchführen muss, in dem auch die Häufigkeit, Methoden, Verantwortlichkeiten und Art der Dokumentation festgehalten werden. Interne Audits sind ein wichtiges Managementinstrument, um die Leistung zu überwachen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Das erste interne Audit findet in der Regel in einer frühen Phase des Aufbaus und der Umsetzung eines Managementsystems statt. Ein Zyklus interner Audits ist auch eine Voraussetzung, bevor mit einem Zertifizierungsaudit fortgefahren werden kann.

Es kann sinnvoll sein, eine vorläufige Beurteilung der Umsetzung des Managementsystems einer Organisation durch eine Zertifizierungsstelle vornehmen zu lassen. Der Zweck besteht darin, mögliche Abweichungen oder Schwachstellen zu identifizieren und eine Korrektur dieser Bereiche zu ermöglichen, bevor mit dem akkreditierten Zertifizierungsprozess begonnen wird. 

2. Zertifizierungsaudits

Zertifizierungsaudits (oder „externe Audits“) werden von einer unabhängigen Zertifizierungsstelle durchgeführt, um zu überprüfen, ob das Managementsystem den Anforderungen einer bestimmten ISO-Norm entspricht. Bei einem erfolgreichen Zertifizierungsaudit erhält das Managementsystem ein Zertifikat, das den Interessengruppen belegt, dass das System von einer unabhängigen Stelle als wirksam bewertet wurde.

Audits können zeitaufwändig und kostspielig sein. Wenn eine Organisation mehrere Managementsysteme eingeführt hat, ist daher ein integriertes Managementsystem-Audit zu erwägen. Die meisten der gängigen ISO-Managementsystemnormen verwenden eine harmonisierte Struktur, gemeinsame Begriffe und die gleichen Kernanforderungen. Dies verbessert die Benutzerfreundlichkeit und hilft einer Organisation, einige oder alle ihrer Managementsysteme zu einem integrierten System zusammenzufassen.

Fehler, die man bei ISO-Audits vermeiden sollte

Die Einführung standardisierter Managementsysteme in einem Unternehmen gilt als moderne Art der Geschäftsführung, kann jedoch für manche Unternehmen einen großen Schritt darstellen. Schlechte Auditqualität ist meist eine Kombination aus mangelnder Planung und Vorbereitung, unzureichender Kommunikation und Einbindung der relevanten Mitarbeiter sowie unzureichender Dokumentation und Aufzeichnungspflichten. Nach Durchführung des Audits ist die Nichtbeachtung festgestellter Abweichungen und Korrekturmaßnahmen ein weiterer Faktor, der vermieden werden sollte.

Die Kompetenz eines Auditors oder eines Auditteams ist ein wichtiger Aspekt für ein effektives und erfolgreiches Audit. Bei der Entwicklung des Auditprogramms sollte eine Organisation sicherstellen, Auditoren mit einschlägiger Ausbildung und Kompetenz für den auditierten Bereich einzusetzen. Idealerweise haben die Mitglieder des Auditteams einen Kurs für interne Auditleiter besucht, der von der Zertifizierungsstelle oder einem anderen Anbieter angeboten wird. DNV bietet Schulungen für Lead Auditoren, interne Auditoren und Mitglieder von Auditteams an.

Ein geschultes Team trägt dazu bei, übliche Fehler zu vermeiden, die vor, während und nach einem Audit auftreten können. Die Bedeutung der Qualität und Kompetenz der Auditoren sollte nicht übersehen werden. Ein Audit bringt Menschen mit unterschiedlichem Dienstalter zusammen, und in einigen Fällen kann das Audit von einigen als Eingriff oder Infragestellung ihrer Fähigkeiten und Methoden angesehen werden. Es ist wichtig, dass das Auditteam in der Lage ist, mit solchen Situationen umzugehen.

Durch das Verständnis der Bedeutung, Wichtigkeit, Standards, Arten und häufigen Fallstricke von ISO-Audits können sich Organisationen besser auf diese Bewertungen vorbereiten und von ihnen profitieren, was letztendlich zu einer Verbesserung der Qualität und Leistung führt.