Fünf kritische Fehler, die Sie bei ISO-Audits vermeiden sollten

ISO-Audits erfordern ein Auge fürs Detail und einen systematischen Ansatz, um häufige Fehler zu vermeiden. Bei der Vorbereitung auf ein ISO-Audit ist es entscheidend, sich der Fehler bewusst zu sein, die den Erfolg des Auditprozesses gefährden können. Hier sind einige wichtige Fehler, die Sie vermeiden sollten:

1. Mangelnde Vorbereitung und Planung: Wenn ein Audit nicht ausreichend geplant ist und keine definierten Ziele festgelegt wurden, kann es an verschiedenen Stellen zu Fehlern führen. Tipp: 
   • Nutzen Sie die internen Audits, um die Wirksamkeit Ihres Managementsystems sicherzustellen, zu verbessern und nachzuweisen. 10 goldene Regeln für Interne Audits.
   • Bewerten Sie den Reifegrad Ihres Managementsystems mit dem Online Self-Assessment. Das Ergebnis zeigt Ihnen, wo Sie möglicherweise Lücken haben und Verbesserungen erforderlich sind. Erstellen Sie eine Ausgangsbasis und vergleichen Sie verschiedene Standorte intern. Oder Sie setzen sich quantitative Ziele für einen bestimmten Bereich und messen regelmäßig die erzielten Fortschritte.
   • Auch eine Planung in Hinsicht auf Ressourcen und Infrastruktur ist enorm wichtig. Stehen die richtigen Mitarbeiter am richtigen Tag für ihr Audit bereit oder sind alle technischen Rahmenbedingungen für ein Remote-Audit erfüllt? Wenn diese Dinge gut geplant sind, können Sie Störungen im Auditprozess vermeiden. 
2. Unzureichende Dokumentation und Aufzeichnungen: Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist das Rückgrat eines ISO-Audits. Tipp: 
   • In der jeweiligen Norm finden Sie genaue Angaben darüber, was dokumentiert sein muss. Bedenken Sie, dass Sie darüber hinaus alle Standardanforderungen nachweisbar erfüllen müssen. Erstellen Sie dafür so viel Dokumentation wie nötig und so wenig wie möglich. Dies muss nicht immer auf Papier erfolgen. Auch die Fotografie eines Whiteboards oder eines Flipcharts (mit Angabe des Datums) ist eine dokumentierte Information. Lassen Sie die Aufzeichnungen von den Personen und Abteilungen erstellen, die selbst damit arbeiten.
   • Stellen Sie sicher, dass alle Aufzeichnungen korrekt, aktuell und sofort verfügbar sind. Eine klare, leicht zugängliche Dokumentation hilft nicht nur beim Audit, sondern auch in der täglichen Praxis.
3. Unzureichende Kommunikation und mangelnde Einbeziehung der relevanten Mitarbeiter: Die Einbeziehung der richtigen Personen ist für ein umfassendes Audit unerlässlich. Tipp: 
   • Informieren Sie alle Beteiligten rechtzeitig über das Audit und benennen Sie klar die Verantwortlichkeiten der einzelnen Personen. Überprüfen Sie im Vorfeld, ob alle Personen mit den richtigen Trainings ausreichend geschult sind.
4. Fehlende oder unzureichende Zielsetzung und Kennzahlen: Abläufe lassen sich nur optimieren, wenn Prozessziele durch Kennzahlen messbar sind. Tipp:
   • Bestimmen Sie messbare KPIs (Key Performance Indicators) für ihre definierten Prozesse. Überwachen und bewerten Sie diese regelmäßig und legen Sie bei Bedarf Maßnahmen zur Prozessverbesserung fest. Anhand Ihrer Kennzahlen können Sie feststellen, ob Sie ihre Ziele erreicht bzw. Ihren Prozess verbessert haben (PDCA-Zyklus).
5. Nichtverfolgung festgestellter Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen: Das Erkennen von Problemen ist nur der erste Schritt; die Umsetzung und Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen ist für die fortlaufende Verbesserung von entscheidender Bedeutung. Tipp: 
   • Beheben Sie Nichtkonformitäten innerhalb eines angemessenen Zeitraums und dokumentieren Sie die Korrekturmaßnahmen sorgfältig. Erstellen Sie eine tiefgreifende Ursachenanalyse zur Identifizierung möglicher systematischer Fehler. Die Ursache eines Problems kann an einem anderen Ort liegen als dort, wo es identifiziert wurde. In 99 % der Fälle liegt die Ursache nicht bei den Mitarbeitern, sondern beim Versagen des Systems (mangelnde Unterweisung, mangelnde Kommunikation usw.) Die Frage lautet hier nicht: „Wer hat den Fehler gemacht?“, sondern: „Warum ist es schiefgelaufen?“

Mit der richtigen Vorbereitung, klarer Kommunikation und einer positiven Einstellung machen Sie ISO-Audits zu einem Erfolg für Ihr Unternehmen. ISO-Audits sind ein wertvolles Werkzeug für die nachhaltige Erreichung Ihrer Unternehmensziele. Sie bieten die Möglichkeit, nicht nur Schwachstellen zu erkennen, sondern auch Verbesserungspotenzial und Erfolge sichtbar zu machen. DNV unterstützt Sie vor, während und nach Ihrem Audit.

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27.06.2025 08:29:00