Aussetzung: Zeitweise Außerkraftsetzung eines Zertifikats
Entzug: Dauerhafte Außerkraftsetzung eines Zertifikats
Initiierung der Aussetzung oder des Entzuges
DNV ist berechtigt, ein Zertifikat außer Kraft zu setzen, z. B. wenn,
1. das zertifizierte Managementsystem in schwerwiegenden Fällen oder anhaltend die Zertifizierungsanforderungen nicht erfüllt, z. B.:
- keine angemessenen Korrekturmaßnahmen zu festgestellten Abweichungen umgesetzt werden,
- das Managementsystem nicht die aktuelle Organisation und Prozesse abbildet, z. B. in Folge organisatorischer Veränderungen, Akquisitionen, etc.,
- wesentliche Teile des Managementsystems nicht implementiert sind.
2. Überwachungsaudits oder Re-Zertifizierungsaudits nicht in der erforderlichen Häufigkeit oder wie geplant durchgeführt werden können,
3. gegen die Bedingungen der unterzeichneten Vertragsbedingungen verstoßen wird, z. B.:
- der Kunde die Gebühren nicht zahlt,
- der Kunde das Zertifikat oder das Zertifizierungslogo missbräuchlich oder irreführend verwendet.
4. der Kunde freiwillig die zweitweise Aussetzung wünscht,
5. Nachweise von Behörden oder anderen Stellen erbracht werden, die den Status des Zertifikats betreffen, z. B.:
- Nachweise für die Nicht-Erfüllung von gesetzlichen oder regulatorischen Anforderungen, die das zertifizierte Managementsystem betreffen,
- Nachweise für ein ineffektives Managementsystem im Fall eines ernsthaften Vor- oder Unfalls.
Das Management und das befugte Personal von DNV, das für das ausgestellte Zertifikat verantwortlich ist, entscheidet über die notwendigen Maßnahmen basierend auf der Grundlage einer Überprüfung und ordnungsgemäßen Berücksichtigung der Nachweise. Wenn die Aussetzung des Zertifikats beschlossen wird, wird der folgende Prozess durchgeführt.
Die Aussetzung des Zertifikats ist in der Regel der erste Schritt, gefolgt vom Entzug des Zertifikats, wenn die Ursachen für die Aussetzung nicht innerhalb einer vorgegebenen Zeit beseitigt werden. Abhängig von der Schwere des Falles kann DNV auch den direkten Entzug des Zertifikats beschließen.
DNV ist berechtigt, den Geltungsbereich der Zertifizierung einzuschränken, um Aktivitäten, Prozesse, Unternehmensbereiche oder juristischen Einheiten auszuschließen, wenn der Auftraggeber es dauerhaft oder schwerwiegend versäumt, die Anforderungen des Zertifizierungsschemas/des Standards für diese Teile des Geltungsbereiches der Zertifizierung zu erfüllen.
DNV kann sich auch dafür entscheiden, dem Kunden gegenüber lediglich eine Warnung darüber aussprechen, dass die Aussetzung des Zertifikats in Betracht gezogen wird.
Aussetzung
Die Entscheidung für die Aussetzung des Zertifikats wird dem Kunden schriftlich kommuniziert und enthält folgende Aspekte:
- eine Stellungnahme zur Entscheidung, das Zertifikat auszusetzen, inklusive sachgerechter Darstellung der Situation, Argumentation und der Nachweise,
- eine Information über das Recht des Kunden, auf die Aussetzung zu antworten und Einspruch gegen die Entscheidung einzulegen. In der Regel wird eine Frist von 10 Arbeitstagen für die Antwort und den Einspruch eingeräumt. Ein Einspruch kann über den Beschwerdeprozess eingereicht werden,
- das Anfangsdatum der Aussetzung (normalerweise der Tag des Empfangs der Kommunikation über die Aussetzung),
- die Bedingungen und das Fälligkeitsdatum der geforderten Maßnahmen, um die Aussetzung aufzuheben, und die Konsequenzen, falls diese Maßnahmen nicht ergriffen werden,
- die Methoden die DNV zur Nachverfolgung anwendet, um zu überprüfen, ob die Bedingungen erfüllt wurden und Korrekturmaßnahmen implementiert wurden,
- eine Information darüber, dass das Zertifikat während der Aussetzung nicht gültig ist und dass Werbemaßnahmen mit Bezug auf die Zertifizierung in dieser Zeit verboten sind,
- eine Information darüber, dass sowohl der Kunde als auch DNV auf Nachfrage über die Aussetzung des Zertifikats informieren müssen.
Ein Zertifikat darf nicht länger als sechs Monate ausgesetzt werden.
Folgemaßnahmen
DNV überprüft, ob die Bedingungen vom Kunden erfüllt und die Korrekturmaßnahmen ergriffen wurden, um den Aussetzungsstatus aufzuheben. Abhängig von dieser Überprüfung wird DNV entweder:
- ein positives Ergebnis dokumentieren, die Aussetzung aufheben und das Zertifikat wieder als gültig erklären oder
- ein negatives Ergebnis feststellen, da die Ursachen, die zur Aussetzung führten, nicht behoben wurden. Dies führt in der Regel zum endgültigen Entzug des Zertifikats. (siehe unten)
In beiden Fällen wird der Kunde schriftlich über das Ergebnis informiert.
Entzug
Ein Zertifikat wird dauerhaft entzogen, wenn:- ein Kunde die Voraussetzungen für die Aufhebung der Aussetzung nicht erfüllt,
- eine Aussetzung aufgrund der Schwere eines Vorfalls nicht als geeignete Maßnahme erachtet wird.
- die Zertifizierungszeichen und Zertifikate nicht mehr zu nutzen,
- die Original-Zertifikate und Kopien an DNV zurückzusenden, sofern vorhanden.